Soeben ist deine Projektampel auf Rot. Die Spezialisten für das anstehende Arbeitspaket sind noch in einem anderen Projekt eingebunden und du ahnst schon: Der kritische Pfad deines Projekts wird sich von einer vierspurigen Autobahn in einen Alpenpass mit vielen Serpentinen verwandeln. Das hattest du dir nun wirklich anders vorgestellt. Nun wird das Projekt sicherlich verspätet fertig. Wahrscheinlich wird es auch teurer als geplant. Immer wieder pausieren, planen und neu anfangen – das kostet. Hoffentlich kürzt dir die Geschäftsleitung nicht noch das Budget oder bricht das Projekt gar ab. Das hätte dir gerade noch gefehlt. Dabei kannst du gar nichts dafür. Du musst es nur ausbaden – wie übrigens einige deiner Kollegen auch. Denn auch deren Projekte verlaufen nun alles andere als nach Plan. «Wenn das so weitergeht, dann Adieu strategische Ziele. Wie sollen wir das bloss in den Griff bekommen?»
Gehen wir auf Ursachensuche
Was in dieser verkürzten Form überzogen klingt, ist in vielen Unternehmen leider Realität: Die Wünsche aus der Strategie passen nicht mit der Umsetzungskraft der Organisation zusammen. In der Begleitung von Strategieprozessen fällt mir auf, dass es Unternehmen vor allem an drei Dingen fehlt: Fokus, Flow und Feedback.
FOKUS
Die strategischen Schwerpunkte klingen vernünftig. Die ganze Organisation ist beschäftigt. Und doch werden die wichtigen Aufgaben nicht schnell genug fertig.
Immer wieder stelle ich fest: Es wird an zu vielen Themen gleichzeitig gearbeitet. Alles scheint wichtig. Und genau das überfordert die Organisation. Es fehlt der Fokus auf die strategisch kritischen Themen.
Strategie ist eine Wette auf die Zukunft. Es geht um harte Entscheidungen und Kompromisse – auch darum, verlockende Dinge nicht zu tun. Im Kontext von Ungewissheit muss deine Organisation schnell lernen, ob sie auf dem richtigen Weg ist. Entsprechend sollte sie Prioritäten in ihren strategischen Handlungsfeldern setzen. Fokussiere dich auf die kritischen Themen! Denn Fokus bringt Geschwindigkeit.
FLOW
Wenn Projektmanager heute noch nach dem magischen Dreieck aus Leistung, Zeit und Kosten gesteuert werden, sind Probleme im Projektportfolio vorprogrammiert. Das zeigt die Erfahrung. So viele Unternehmen kämpfen mit ähnlichen Problemen.
Wenn jedes Projekt isoliert seine Ziele verfolgt, geht der Blick für das Ganze verloren. Mangelnde Transparenz und Abstimmung zwischen Projekten resultieren in geringer Prognosefähigkeit, langen Durchlaufzeiten und überzogenen Budgets. Und wenn die Geschäftsleitung dann noch eine neue Priorisierung vorgibt, rappelt es richtig im Portfolio. Die Strategieimplementierung wird zu einem Hürdenlauf.
Das Lean Portfolio Management geht einen anderen Weg: Es integriert Aspekte des agilen Arbeitens, wie Transparenz schaffen, wertorientiert priorisieren und in kurzen Zeitabschnitten liefern. Ziel ist es, so schnell wie möglich zu testen, ob der Lösungsweg beim Anwender eine Chance auf Erfolg hat. Das Herzstück des Lean Portfolios: Die Teams entscheiden, wann und wie sie die Prioritäten erledigen. Den Projekt-Steuerungsausschuss braucht es nicht mehr. Dafür sprechen sich die Betroffenen auf Portfolioebene ab. Ihr Fokus ist der zügige Fluss (Flow) von Vorhaben zu Ergebnissen. Denn es geht darum, der Organisation schnell und kontinuierlich Wert zu stiften – und nicht darum, Ressourcen für sein Projekt zu sichern. Hier gibt es weitere Anregungen zum Lean Portfolio Management.
FEEDBACK
Manager werfen den Mitarbeitenden vor, nicht schnell genug Ergebnisse zu liefern. Mitarbeitende werfen dem Management vor, keine Ahnung zu haben und die falschen Entscheidungen zu treffen – alles hinter hervor gehaltener Hand. Vielleicht ist das zu hart dargestellt. Das Problem aber bleibt: mit gegenseitigen Vorwürfen ist niemandem geholfen.
Alle Mitarbeitenden – vom Maschinenraum bis zum Top-Management – sollten den Standpunkt vertreten, dass eine Strategie nie fertig umgesetzt ist. Es gibt immer eine Lücke zwischen Status quo und Zielerreichungsgrad. Annahmen und Zielsetzungen müssen stets der Realität angepasst werden, damit Leistungen der Organisation beim Nutzer auch Wert generieren. Strategie ist kein fixer Plan. Strategie muss anpassbar sein.
Vorwürfe über das Vergangene bringen niemanden weiter. Ehrliches, konstruktives Feedback hingegen hilft. Und genau das fehlt Top-Managern häufig. Im Einzelzimmer auf der Teppichetage kann es nämlich ziemlich einsam sein.
Dialog und Kollaboration
Mit Denkplan® setzen wir bewusst auf Kollaboration. Vom Management bis zum Fachspezialisten. Mit einem visuellen, einfachen System für Unternehmensplanung mit minimaler Bürokratie: transparent, agil, konsens- und feedbackorientiert. Unsere Erfahrung zeigt: Der Dialog ist ein sehr mächtiger Vermittler. Er ermöglicht ein gemeinsames, realistisches Zielbild, schnellere Entscheidungen und flexibles Agieren.
Spannend? Mehr zum Thema Denkplan® und Lean Portfolio findest du hier. Unser Denkplan Inspiration Workshop bietet dir die Gelegenheit, Lean Portfolio Management an einem fiktiven Unternehmen zu entdecken. Gemeinsam besprechen wir, ob Denkplan zu deinem Unternehmen passt.
