Kapazitätsmanagement im Lean Portfolio Management – Teil 04: Taktisches Kapazitätsmanagement

Mit dem Bild aus dem letzten Blog konnten wir erklären, wie vor allem das operative Kapazitätsmanagement bezüglich der Auslastung der Agile Release Trains (ARTs) gestaltet werden kann, in Bezug auf die aktuell in Arbeit und demnächst anzugehenden Portfolio Epics.

Wir können aus dem Kapazitätsbild der Portfoliomap noch viel mehr herauslesen. Nehmen wir doch das Bild aus dem letzten Blog und analysieren dieses. Es ist ein typisches Bild, wie schon so manches Mal im realen Leben gesehen.

Erkenntnisse auf taktischer Ebene

Wir können aus taktischer Sicht zwei Erkenntnisse herauslesen

1. In aktuellen Zeitabschnitt der sechs Monate wird nur wenig Kapazität vom roten ART erwartet, dafür viel Einsatz vom pinken ART. Das ändert sich für den Zeitabschnitt zwölf bis achtzehn Monate von heute an. Hier wird viel Einsatz vom roten ART erwartet. Dafür geht der Einsatz des pink ART deutlich zurück.
2. Der graue ART hat zwar nur einen geringen Wertbeitrag in den einzelnen Portfolio-Epics, dafür ist sein Einsatz jedoch in vielen Portfolio-Epics notwendig.

Wie können wir mit diesen Erkenntnissen arbeiten?

Nun, wir müssen in die ARTs gehen und erfahren, welche Fähigkeiten und Kompetenzen (fachlich, technisch) in den ARTs vorhanden sind.

Taktische Kapazitätsplanung

Sind der rote und der pinke ART von den Fähigkeiten und Kompetenzen sehr ähnlich, so können wir in den kommenden zwölf Monaten Teams relativ einfach von Pink nach Rot verschieben. Sind Rot und Pink stark unterschiedlich im Fachwissen und/oder in der technischen Umgebung, so kommt eine grössere Aufgabe auf die Organisation zu. Es gibt hier immerhin ausreichend Ideen, wie wir damit umgehen können, wie zum Beispiel: Interner Aufbau von Kompetenz durch Schulung, Unterstützung durch externe Lieferanten etc. Dieses Feld überlässt der Autor nun dem Unternehmen. Immerhin ist transparent, was mittelfristig (taktisch) zu tun ist.

Die Erkenntnis aus dem grauen ART ist eine andere: An dem ART serialisiert sich die Arbeit der Portfolio-Epics, zu denen der ART einen Wertbeitrag liefert. Auch wenn das nur ein kleiner Teil ist (ein API-Team, ein E2E Test Team, ein BI & Analytic Team, ein Input/Output Team), so verursacht dieser kleine Teil der Arbeit an den Portfolio-Epics eventuell grosse Wartezeiten. Grund: Die Arbeit an einem (oder mehreren) Portfolio-Epic steht still, da genau auf den grauen ART gewartet wird. Mit einem Wort: So werden Abhängigkeiten im System ganz pragmatisch transparent. Nun greifen wiederum beliebig viele Ansätze, um Abhängigkeiten zu vermindern.

Dieser superpragmatische Ansatz des Kapazitätsmanagements mag unrealistisch, ungenau oder unfertig klingen. Er ist es aber nicht. Er spiegelt die Unsicherheit der Realität wider. Er bedingt allerdings eine gewisse Reife der agilen Organisation, vor allem des Flows zwischen Demand-Quellen (Business Owner und denjenigen, welche die Entscheidungen in der Portfoliomap treffen) und Realisierung.

Natürlich ist der Ansatz beliebig zu professionalisieren

• Schätzungen statt in Bubble Grösse in Zahlen
• Regelmässige Schätzungen zum Beispiel angelehnt an das Statusmodell des Portfolio Kanban
• In der Implementierung der Vergleich von Schätzung zu Realität in der Umsetzung anhand des Zählens oder der Schätzung der Stories zu einem Portfolio-Epic
• Anhängen eines finanziellen Reportings als „Abfallprodukt“ des wertorientierten Lean Portfolio Managements, das jeden CFO aufgrund seiner Einfachheit glücklich machen kann.
• Der Zusammenhang zwischen Business Projekten (falls es solcher noch bedarf) und Portfolio-Epics
• Integration von punktuellem Experten-Wissen wie Customer Experience, Testing, Compliance, Cyber Security zum Beispiel über Hub & Spoke Ansätze, mittels CoP oder Guilds.

Die Gefahr einer Professionalisierung besteht in einer überbordenden Bürokratie, die Agilität Hohn spricht. die viel grössere Gefahr ist jedoch der Fehlglauben, dass Unsicherheit durch mehr Detailwissen weniger unsicher wird. Mehr Bürokratie bei keinem Wertzuwachs ist sinnlos.

Über diese Erkenntnisse, den Umgang mit diesen Erkenntnissen und die Professionalisierung des Lean Portfolio könnten noch unzählige weitere Blogbeiträge geschrieben werden. Wenn Sie neugierig sind und mehr erfahren wollen, dann pingen Sie uns an. Hier ist unser Kontakt. Oder kommen Sie unser Lean Portfolio Management Training.