Da SAFe eines der am meisten verbreiteten skaliert agilen Frameworks ist, verwendet der Autor im Weiteren die SAFe Terminologie, also die Begriffe Portfolio Epic, Team und Agile Release Train (ART = Team of Teams). Grundsätzlich ist das Prinzip auf alle skaliert agilen Systeme wie LeSS, DAD, oder ein Ansatz ähnlich Spotify anwendbar. Da eventuell einige Leser mit den Begriffen nicht vertraut sind, hier eine minimale Begriffsdefinition:
- Portfolio Epic: Ein “Arbeitspaket”, dessen Lieferergebnisse für einen internen oder externen Kunden einen echten Mehrwert darstellen. Formuliert wird ein Portfolio Epic über eine Hypothese bezüglich des Mehrwertes. Wie die Lösung aussieht, um den Mehrwert zu erzielen, wird dezentral von den agilen Teams erarbeitet. Bei LeSS ist das ein Item im Product Backlog, Denkplan nennt das eine Initiative.
- Agile Release Train (ART): eine Anzahl von agilen Teams, die gemeinsam ein fachliches Thema beziehungsweise zusammengehörige Geschäftsfähigkeiten des Unternehmens weiterentwickeln und sich daher regelmässig synchronisieren und ihre Abhängigkeiten im Griff haben. Bei LeSS ist das eine Site, bei Spotify nennt sich das Tribe.
Eine relevante Eigenschaft eines Portfolio Epic für ein Kapazitätsmanagement nach einem agilen Ansatz ist die Varianz (siehe Reinertsen, Queuing Principles Q5, Q6, Q8). Die Varianz von Elementen und der Füllgrad einer Queue besitzen eine direkte Abhängigkeit. Da das Portfolio eines Unternehmens eine Queue (an “Arbeitspakten”, die einen Wert generieren sollen) darstellt, unterstützt eine geringe Varianz der Queue Elemente (die Portfolio Epics) einen geringen Füllgrad dieser Queue und damit Flexibilität und Dynamik, um auf Veränderungen regieren zu können. Das wiederum fördert den Flow.
Zusätzlich unterstützt die geringe Varianz der Portfolio Epics die Kapazitätsplanung in den folgenden zwei Eigenschaften:
- Das Schätzen per Analogie liefert deutlich bessere Ergebnisse, wenn die zu vergleichenden Elemente von ähnlicher Komplexität und Grösse sind.
- Teams (ARTs) können sehr gut beurteilen, ob sie einen Wertbeitrag zu einem Portfolio Epic leisten oder nicht.
Geringe Varianz der Portfolio Epics fördert den Flow im Portfolio. Aus meiner persönlichen Erfahrung eignet sich die Cycle Time als Mass für die Varianz eines Portfolio Epic. Als Cycle Time eines Portfolio Epics kann nach SAFe (siehe SAFe Portfolio Kanban) die Zeitdauer genommen werden, ab dem Zeitpunkt, an dem ein Epic in den Status “Analyzing” gezogen wird, bis zu dem Zeitpunkt, an dem das Epic in den Status “Done” gezogen wird.
Ebenso empfiehlt der Autor als Cycle Time die Zeitdauer von sechs bis maximal zwölf Monaten (2-4 PIs) für ein Portfolio Epic. Kleinere Unternehmen oder Unternehmen in einem sich schnell verändernden Markt orientieren sich besser an drei bis sechs Monaten, die grossen und trägen Unternehmen sind wahrscheinlich bei sechs bis zwölf Monaten – wenn überhaupt (leider).
Was hat nun die Varianz von Portfolio Epics mit Kapazitätsmanagement zu tun?
Nehmen wir einmal die folgenden Dinge an:
- Alle Change-Vorhaben – bis auf ein paar akzeptierbare Ausnahmen – sind als Portfolio Epics abgebildet, die eine Cycle Time von sechs bis neun Monaten besitzen.
- Die Teams (ARTs) sind in der Lage, zu beurteilen zu welchen Portfolio Epic sie einen Wertbeitrag leisten.
- Ein Portfolio Kanban ist etabliert, wie es SAFe vorschlägt
Das Instrument der Portfoliomap
Unter den (zu schaffenden) Voraussetzungen kann ein Kapazitätsmanagement ganz pragmatisch erfolgen. Das geeignete Instrument dazu ist es eine sogenannte Portfoliomap nach dem Denkplan Ansatz, welche konzeptionell dem Ansatz des Storymapping entspricht. Eine Portfoliomap hat den folgenden Aufbau:
- Die Spalten stellen strategische Handlungsfelder (Stossrichtungen) dar, welche die relevanten Change-Vorhaben des Unternehmens aufnehmen. Die Handlungsfelder beschreiben so die strategische Journey des Unternehmens. Die Portfoliomap ist also eine inhaltliche Sicht auf die Strategieumsetzung.
- Die gelben Zettel in den Spalten sind Portfolio Epics (zumindest nach SAFe).
- Ein Portfolio Epic wird in den Zeithorizont platziert (in das PI, falls die Zeitlinien drei Monate Abstand haben), in welchem wir uns wünschen (!) , dass es abgeschlossen und produktiv sei und seinen Wert einlöst.
- Portfolio Epics wandern mit der Zeit noch oben, da oben immer der aktuelle Zeithorizont ist.
Oben sind also die Portfolio Epics, die in Implementing sind, weiter nach unten sind die Portfolio Epics im Backlog, Analyzing, Reviewing. Ganz unten sind die Portfolio Epics im Status Funnel. Da die Portfolio Epics ja auch im Portfolio Kanban sind, sehen wir dort den exakten Flow.
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