Mit dem Lean Flow Workshop zur optimalen Zusammenarbeit

Ein agiles Framework wie SAFe oder LeSS gibt Strukturen vor. Doch erst die individuelle Gestaltung der konkreten Zusammenarbeit – die Kollaboration der Beteiligten – haucht der Umsetzung Leben ein. Wer sich mit Agilität ernsthaft auseinandersetzt weiss: Die Herausforderung im Alltag ist, sich diese Kollaboration zu erarbeiten. Denn Zusammenarbeit ist keine fertige Methode. Es ist ein Verhalten, welches uns einem gemeinsamen Ziel näher bringt und individuell gestaltet wird – zwischen den Personen, die ein gemeinsames Ziel erreichen wollen.

Für diese Aufgabe haben wir den Lean Flow Workshop entwickelt: Wir geben den Beteiligten den Raum, sich diese funktionierende und bereichernde Zusammenarbeit selbst zu erarbeiten. Mit den Strukturen des definierten Framework als Grundgerüst diskutieren die Teilnehmenden auf Augenhöhe und mit gegenseitigem Respekt die konkrete Gestaltung der Kollaboration entlang der ganzen Wertschöpfungskette. Unter professioneller Moderation artikulieren die Teilnehmenden persönliche Wünsche und Bedürfnisse als Voraussetzung für das Entstehen einer gemeinsam getragenen Motivation.

Der Lean Flow Workshop hat uns in drei Aspekten geholfen: Die Teilnehmenden haben ein gemeinsames Verständnis erarbeitet, das zuvor erarbeitete Lösungsdesign wurde anschaulich visualisiert und offene, noch zu lösende Punkte sind sichtbar geworden.

Wir hatten das Lösungsdesign zuvor in mehreren Terminen erarbeitet und diskutiert. Doch erst im Lean Flow Workshop wurde mir klar, dass die für uns zentrale Priorisierung und Limitierung bereits vor, und nicht nach der Analyse unserer Ideen erfolgen muss.

Johannes Vochem, SBB, Leiter Geschäftsentwicklung Vertrieb, Services, Vermarktung

 Wie funktioniert der Lean Flow Workshop? 

Die Teilnehmenden erarbeiten sich die Kollaboration in den Lean Flow Workshop Sessions: Um den grossen Tisch versammeln sich die Akteure des Wertstromes. Die Teilnehmenden kennen sich und die Theorie der Rollen und Aktivitäten gemäss dem gewählten Framework. Nun werden wir konkret: 

Julia ist zum Beispiel unklar, wie sie als Portfoliomanagerin mit Hansueli, dem neuen Product Manager, in der Priorisierung des Portfolios zusammenarbeiten wird. 

Max aus dem Development Team wundert sich über die vielen neuen Meetings, welche es plötzlich geben soll. Wann soll man denn da noch zum Arbeiten kommen? 

Sandra als Epic Owner fragt sich, wo die Teilnahme sinnvoll ist? Die Teams reden immer von Refinement – was ist das überhaupt?

Die Teilnehmenden spielen den Wertstrom Schritt für Schritt durch. Dabei wird verhandelt: Welche Rollen sind beteiligt, wer hat den Lead in einem Schritt, welche Entscheidung ist wann zu treffen, in welchen Zeitfenstern und mit welchen Artefakten wird in jedem Schritt gearbeitet? 

Visualisierung der Zusammenarbeit

Dabei arbeiten die Teilnehmenden mit Kärtchen, welche die Rollen, Artefakte und Elemente des gewählten Frameworks repräsentieren. Mit der Verhandlung entsteht auf dem Tisch das Bild der konkreten Zusammenarbeit, Schritt für Schritt entlang des Wertstroms, einschliesslich der Kommentare und Anmerkungen.

Die Lean Flow Moderatoren begleiten beratend und als Coach den Arbeitsfluss. Sie bringen Methodenwissen auf Experten-Niveau ein und unterstützen mit Good Practice Beispielen auf Basis langjähriger praktischer Erfahrung – immer mit dem Ziel, die für die Teilnehmenden optimale Kollaboration zu erreichen.

In so einer Workshop Session geht es zu, wie auf einem Bazar. Die Teilnehmenden handeln und verhandeln. Sie diskutieren, wie sie die gemeinsamen Ziele optimal erreichen und finden sich dabei mehr und mehr in dem neuen Prozess zurecht. Sie verstehen nun ihre Rollen und ihren Wertbeitrag und erklären sich gegenüber ihren Kollegen. Daraus resultiert Respekt und Motivation auf Basis der gemeinsam getragenen Ownership.

Interessieren Sie sich für eine solche Zusammenarbeit und möchten Sie mehr über den Lean Flow Workshop erfahren? Dann kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Gespräch!